Fungsi Pengarahan dalam Manajemen

BAB I . PENDAHULUAN

            Sebelum masuk dalam pembahasan fungsi pengarahan dalam managemen kami akan membahas sedikit tentang apa itu manajemen. Management (Manajemen) adalah: Proses perencanaan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumberdaya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan.

            Dalam arti manajemen merupakan suatu pengaturan atau manaj (mengatur) yang dilakukan oleh seorang manager untuk mengatur para bawahannya agar bekerja secara maximal untuk mendapatkan hasil secara efisien dan efektif dalam bidangnya masing-masing. Tujuan seseorang harus mempunyai manajemen adalah seseorang itu dapat mengoptimalisasikan sumberdayanya baik sumberdaya manusia ataupun sumberdaya non manusia. Manajemen juga mempunyai berbagai fungsi diantaranya, ada fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing), fungsi kepemimpinan (leading), fungsi pengawasan (controling).

            Fungsi pengarahan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen yang akan kami bahas, adalah fungsi dimana proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi. Pengarahan memberi arahan kepada semua pihak agar semua program-program dapat dijalankan dengan baik dan benar  sesuai dengan tanggungjawabnya masing-masing.

  

BAB II . PEMBAHASAN

A.    Studi Kasus

Apotik DIANA

          Memulai usaha di tahun 1995 tidak langsung mnjadikan usah ini sebuah apotik yang cukup ternama di kota padang. Pada tahun 1995 saat memulai usaha belum dibuka apotik atau took obat. Orang tua dari Diana membuka usaha toko baju yang berlangsung hingga tahunn 1998 kemudian dicampur dengan usaha took obat. Seiring perkembangan dari tahun ke tahun yang lebih member peluang kepada usaha apotik.maka dari itu sejak tahun 2000 resmi hanya membuka usaha apotik yang diberi nama apotik Diana dengan izin SIA No: 993/REGDIT-P.SDM/DKK/X/2013, SIPA : 19800455/13.71/2013/2.099, dengn Apoteker : Afrilizar, S.Farm, APT.

Apotik Diana mmiliki banyak kerja sama dengan berbagai pihak bidang farmasi seperti Kimia Farma, Kalbe, dll. Sehinga untuk karyawan mereka sendiri tidak memiliki karyawan secara pribadi. Karyawan disana hanya Sales Promotion Girl (SPG) titipan dari berbagaiperusahaan farmasi untuk kelancaran distribusi produk mereka. Untuk apotik Diana sendiri memiliki 6 orang karyawan wanita yang dibagi dalam 2shift kerja, yaitu pagi-siang 2 orang dan siang-malam 4 orang karena pada siang hingga malam pelanggan apotik sangatramai sehingga diperlukan karyawan lebih untuk melayanaisetiap pelanggan yang dating. Setiap karyawan diberi libur 1x seminggu pada hari kerja secara bergantian sehingga tidak ada kekosongan karyawan meskipun pada hari minggu.

Karena apotik Diana tidak memiliki karyawan tetap, maka bila terjadi hal-hal menyangkut karyawan maka pihak apotik berkoordinasi dengan perusahaan masing-masing karyawan tentang permasalahan yang ada. Contohnya bila karyawan ada yang mangkir atau ada yang beberapa hari tidak dating maka pemilik apotik melaporkan ke pihak perusahaan untuk mengambil tindakan atau kebijkan perusahaan, apakah pemberian teguran, motivasi, sanksi ataupun pemutusan hubungan kerja. Biasanya menurut karyawan yang sempat diwawancarai bila terjadi pemasalahan dalam kerja diberikan teguran 1 dan teguran 2 kemudian diberikan surat peringatan hingga 2 kali kemudian bila masih terjadi persoalan ataupun yang tidak dapat ditoleransi dilakukan pemutusan hubungan kerja oleh pihak perusahaan kepada karyawan yang bersangkutan.

                                                                                                                    

 

B.     Materi Pembelajaran

Pengarahan adalah suatu proses pembimbingan, pemberi petunjuk, dan intruksi kepada bawahan agar mereka bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengarahan (Direction) adalah keinginan untuk membuat orang lain mengikuti keinginannya dengan menggunakan kekuatan pribadi atau kekuasaan jabatan secara efektif dan pada tempatnya demi kepentingan jangka panjang perusahaan. Termasuk didalamnya memberitahukan orang lain apa yang harus dilakukan dengan nada yang bervariasi mulai dari nada tegas sampai meminta atau bahkan mengancam. Tujuannya adalah agar tugas-tugas dapat terselesaikan dengan baik. Para ahli banyak berpendapat kalau suatu pengarahan merupakan fungsi terpenting dalam manajemen. Karena merupakan fungsi terpenting maka hendaknya pengarahan ini benar-benar dilakukan dengan baik oleh seorang pemimpin. Karena pemimpin adalah manajemen  pengarahan yang berhubungan dengan usaha memberikan bimbingan dan saran kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas masing-masing, maka pengarahan ada hubungannya dengan kepemimpinan atau seorang manager yang akan memberikan pengarahan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

             Seorang manajer atau pemimpin yang baik hendaknya sering memberi masukan-masukan kepada anggotanya karena hal tersebut dapat menunjang prestasi kerja anggota. Seorang anggota juga layaknya manusia biasa yang senang dengan adanya suatu perhatian dari yang lain. Ada 4 kemampuan yang dibutuhkan dalam masalah kemimpinan atau sebagai manager, diantaranya:

1.      Kemampuan untuk menggunakan kekuasaan secara efektif dan penuh rasa tanggungjawab, sehingga dapat dikatakan mampu memberi pengarahan.

2.      Kemampuan untuk memahami bahwa setiap manusia memiliki berbagai pendorong motivasi pada setiap waktu dan situasi berbeda.

3.      Kemampuan untuk memberi inspirasi

4.      Kemampuan untuk menciptakan situasi-situasi yang kondusif bagi peningkatan motivasi.

Dari definisi diatas terdapat suatu cara yang tepat untuk digunakan yaitu:

1) Melakukan orientasi tentang tugas yang akan dilakukan

2) Memberikan petunjuk umum dan khusus

3) Mempengaruhi anggota, dan

4) memotivasi

            Pengarahan pada hakikatnya adalah keputusan-keputusan pimpinan yang dilakukan agar kegiatan-kegiatan yang direncanakan dapat berjalan dengan baik. Dengan pegarahan directing diharapkan :

1.      Adanya kesatuan perintah (unity of command)

            Dengan pengarahan ini akan diperolah kesamaan bahasa yang harus dilaksanakan oleh para pelaksana. Sehingga tidak tercapai kesimpangsiuran yang dapat membingungkan para pelaksana.

2.      Adanya hubungan langsung dengan bawahan

            Dengan pengarahan yang berupa peutnjuk atau perintah atasan yang langsung kepada bawahan, tidak akan terjadi miskomunikasi. Disamping itu pegarahan yang langsung ini dapat mempercepat hubungan antara atasan dan bawahan.

3.      Adanya umpan balik yang langsung.

            Pimpinan dengan cepat memperoleh umpan balik terhadap kegiatan yang dilaksanakan. Selanjutnya umpan balik ini dapat segera digunakan untuk perbaikan. Salah satu alasan pentingnya pelaksanaan fungsi pengarahan dengan cara memotivasi bawahan adalah:

a)      Motivasi secara implisit, yakni pimpinan organisasi berada di tengah-tengah para bawahannya dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instruksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.

b)      Adanya upaya untuk mensingkronisasikan tujuan organisasi dengan tujuan pribadi dari para anggota organisasi.

c)      Secara eksplisit terlihat bahwa para pelaksana operasional organisasi dalam memberikan jasa-jasanya memerlukan beberapa perangsang atau insentif.

Selain itu ada cara-cara pengarahan yang dapat dilakukan, diantaranya :

1. Orientasi, merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.

2. Perintah, merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang ang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.

3. Delegasi wewenang, dalam pendelegasian wewenan ini pemimipin melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya. Kemampuan seseorang manajer untuk memotivasi akan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi akan menentukan efektifitas manajer. Manajer yang dapat melihat motivasi sebagai suatu sistem akan mampu meramalkan perilaku dari bawahannya.

Motivasi yang telah disebutkan diatas, akan memengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi akan menentukan efektifitas manajer. Ada dua faktor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang yaitu kemampuan individu dan pemahaman tentang perilaku untuk mencapai prestasi yang maksimal disebut prestasi peranan. Dimana antara komunikasi kemampuan dan persepsi peranan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi.

Fungsi Pengarahan

Fungsi Pengarahan dan Implementasi adalah proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi. Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi yaitu mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan, memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan, menjelaskan kebijakan yang ditetapkan.

Pengarahan (leading) untuk membuat atau mendapatkan para karyawan untuk melakukan apa yang diinginkan dan harus mereka lakukan. Dikenal sebagai leading,  directing motivating, atau actuating. Pengarahan memiliki beberapa karakteristik :

1.      Pervasive function, yaitu pengarahan yang diterima pada berbagai level organisasi. Setiap menajer menyediakan petunjuk dan inspirasi pada bawahannya.

2.      Continous activity , pengarahan merupakan aktifitas yang berkelanjutan disepanjang masa organisasi. 

3.     Human factor, fungsi pengarahan berhubungan dengan bawahan dan oleh karena itu berhubungan dengan human factor. Human factor itu sendiri adalah perilaku manusia yang kompleks dan tidak bisa diprediksi.

4.      Creative activity, fungsi pengarahan yang membantu dalam mengubah rencana kedalam tindakan. Tanpa fungsi ini seseorang dapat menjadi inaktif dan sumber fisik menjadi tak berarti.

5.      Executive function, fungsi pengarahan dilaksanakan oleh semua menejer dan executive pada semua level sepanjang bekerja pada sebuah perusahaan, bawahan menerima instruksi hanya dari atasannya.

6.      Delegatd function, pengarahan seharusnya adalah suatu fungsi yang berhadapan dengan manusia. atasan harus dapat mengetahui bahwa perilaku manusia merupakan suatu hal tidak dapat diprediksi dan alami sehingga atasan dapat mengkondisikan perilaku seseorang kearah tujuan yang diharapkan.

Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan fektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis dan lain sebagainya.

Pengarahan pada dasarnya berkaitan dengan :

a.       Faktor individu dalam kelompok

b.      Motivasi dan kepemmpinan

c.       Kelompok kerja, dan

d.      Kounikasi dalam organisasi

Tujuan pengarahan

Dengan adanya fungsi pengarahan dalam suatu organisasi dapat bertujuan sebagai berikut,

1.      Menjamin kontiunitas perencanaan,

2.      Membudayakan prosedur standar,

3.      Membina disiplin kerja,

4.      Membina motivasi yang terarah.

            Selain itu tujuan pokok pengarahan agar kegiatan-kegiatan dan orang-orang yang melakukan kegiatan yang telah direncanakan tersebut dapat berjalan dengan baik dan tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan yang membuat kemungkinan tidak akan tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.  

            Pengarahan dikatakan sebgai jantung dari proses manajemen. Oleh karena itu, pengarahan merupakan poin sentral dimana pencapaian tujuan merupakan hal yang penting. Sebagai karakter sentral, pengarahan menyediakan beberapa manfaat, meliputi :

1.      Memprakarsai aksi (Initiatos Action)

      Pengarahan merupakan suatu titik awal dari pelaksanaan kerja dari karyawan. Apabila pengarahan dijalankan, karyawan dapat mengerti pekerjaannya dan melakukan pekerjaan sesuai dengan instruksi.

2.       Mengintegrasikan upaya (Integrates Efforts)

      Selama mengarahkan, atasan dapat memberi petunjuk atau tuntunan, menginspirasi, dan memberi instruksi bawahan untuk bekerja. Untuk itu, usaha dari setiap individu harus sesuai dengan pencapaian tujuan yang diinginkan. Hal ini dimaksudkan agar upaya pengarahan dari setiap departemen yang ada dapat berhubungan dan berintegrasi dengan yang lainnya. Hal tersebut dapat dilakukan melalui “persuasive leadership” dan komunikasi yang efektif agar upaya integrasi dapat berjalan efektif dan stabil.

3.      Alat memotivasi (Means of Motivation)

      Manajer menggunakan elemen motivasi untuk meningkatkan pelaksanaan dari para karyawan.

4.      Menyediakan stabilitas (Provides Stability)

Stabilitas dan keseimbangan menjadi sangat penting karena merupakan indeks pertumbuhan dari suatu perusahaan. Manajer harus dapat memiliki empat karakter yang dibutuhkan, yaitu persuasive leadership, komunikasi yang efektif, supervise yang tegas, dan koefisien motivasi.

5.      Menaikan koping dengan perubahan (coping up with the change)

      Perilaku manusia menunjukkan suatu tahanan untuk berubah. Adaptasi dengan perubahan lingkungan membantu dalam mendukung rencana pertumbuhan perusahaan. Pengarahan digunakan beradaptasi dengan adanya perubahan lingkungan baik internal maupun eksternal. Komunikasi yang efektif dapat membantu meningkatkan koping dengan adanya perubahan. Manajer berperan untuk mengkomunikasikan sifat dan isi dari perubahan secara jelas kepada bawahan.
6. Penggunaan sumber daya secara efisien (Efficient Utilization of Resources).
      Pengarahan financial membantu dalam mengklarifikasi peran dari setiap karyawan pada pekerjaannya. Melalui pengarahan, peranan karyawan menjadi jelas karena manajer melakukan pengawasan, memberikan petunjuk, instruksi, dan kemampuan motivasi untuk menginspirasi bawahan Hal ini dapat membantu dalam kemungkinan penggunaan sumber daya maksimum, baik itu pria, wanita, mesin, dan uang guna memperkecil biaya dan menambah profit.

Peran Komunikasi Dalam Pengarahan

Dalam suatu pengarahan dalam fungsi manajemen, komunikasi merupakan suatu hal yang sangat penting, karena komuniksi yang efektif  bagi para manajer adalah proses memulai mana fungsi-fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan dapat dicapai.  Selain itu komunikasi adalah kegiatan untuk para manajer mengarahkan dan mencurahkan sebagian besar proporsi waktunya.Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Dalam pengarahan mengharuskan manajer untuk berkomunikasi dengan bawahan agar tujuan kelompok dapat tercapai. Komunikasi sebagai suatu proses dengan orang-orang bermaksud memberikan pengretian-pengertian melalui pengiringan berita secara simbolis dapat menghubungkan para anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula.

Suatu komunikasi dapat diberikan beberapa batasan. Salah satunya batasan umum dan seringkali berlaku pada beberapa system organisasi adalah proses penyampaian informasi atau pengertian dari pengiriman pesan kepada penerima dengan menggunakan tanda dan symbol yang sama, baik yang bersifat oral maupun bukan oral (Siswanto,1998). Dalam hubungannya dengan struktur organisasi dapat mengalir secara :

1.      System Komunikasi Vertikal

System ini terjadi dan berlangsung dari atas maupun dari bawah. Komunikasi dari atas terjadi manakala manajer mengadakan komunikasi dengan para bawahannya dari jenjang hierarki yang lebih tinggi kejenjang yang lebih rendah dan sebaliknya.

2.      System Komunikasi Vertikal

Komunikasi ini terjalin antarderpatemen, unit, dan bagian dalam satu hierarki organisasi.

3.      System Komunikasi Diagonal

Komunikasi ini sebenarnya merupakan jalur komunikasi yang menggunakannya amat langka. Akan tetapi, dalaam kondisi tertentu sebenarnya amat penting, khususnya apabila para bawahantidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui media lainnya.

Ada 8 elemen penting menurut Stoner dan Wankel (1986 : 501-504) tersebut meliputi :

a.       Pengirim (sender atau source)

b.      Penyanding (encoding)

c.       Pesan (message)

d.      Saluran (channel)

e.       Penerima (receiver)

f.       Pengurai sandi (decoding)

g.      Gaduh (noise)

h.      Umpan Balik (feedback)

BAB III . PENUTUP

A.    KESIMPULAN

SIAPA YANG MEMBERIKAN PENGARAHAN

—  Agar Ideal , seorang yang memberi pengarahan membutuhkan :

    - Kecakapan komunikasi

    - Pendekatan berdasarkan metode

    - Rasa percaya diri

—  Seseorang yang mempunyai otoritas

—  Seseorang yang diberikan pendelegasian atau mewakili

KAPAN PENGARAHAN DIBERIKAN

—  Sesuatu berjalan tidak beres

—  Meraih keberhasilan

—  Pendelegasian

—  Mewakili manager

—  Pekerjaan baru

—  Memperkenalkan sistem baru

—  Membina orang

—  Menggantikan karyawan yang berhalangan

—  Kegiatan kerja harian 

MENETAPKAN SASARAN DAN STANDAR

—  Sasaran dan Standar menetukan apa, seberapa baik dan pelaksanaan yang harus dilakukan karyawan

—  Sasaran dan standar harus :

    - Disepakati oleh manager dan karyawan

    - Menggambarkan hasil akhir yang disepakati

    - Terukur

    -  Mencerminkan tingkat kinerja yang dikehendaki 

Fungsi pengarahan dalam manajemen merupakan salah satu fungsi yang sangat diperlukan karena fungsi ini memberikan bimbingan, arahan dan petunjuk kepada anggota lainnya untuk memiliki rasa tanggungjawab terhadap tugasnya masing-masing. Dalam fungsi pengarahan ini juga terkait dengan hal kepemimpinan dan motivasi kedua hal tersebut tidak dapat dipisahkan karena adnya unsure yang saling mendukung dimana dalam mengarahkan dapat dilakukan oleh seorang manajemen atau seorang pemimpin yang dapat bertanggungjawab dan untuk menghasilkan pengarahan yang maximal seorang manajemen atau pemimpin harus mampu memotivasi bawahannya untuk melaksanakan perencanaan yang telah ditetapkan dan menghasilkan hasil yang optimal.

      Demikian makalah yang dapat kami susun dan semoga pembahasan yang terdapat didalamnya dapat memberikan informasi dan suatu pengatahuan baru yang benar. Dan segala kekurangan yang terdapat dalam makalah, kami ambil sebagai pembelajaran untuk memperbaiki di kemudian hari.

 DAFTAR PUSTAKA

http://al-ami.blogspot.com/2013/05/makalah-tentang-fungsi-pengarahan.html

http://www.slideshare.net/BrianTReeHartant/pengantar-manajemen-pengarahan

http://todoharapantobing.blogspot.com/2012/08/pengarahan.html

Mahullang, Muhammad.2003.Dasar – Dasar Manajemen.Yogyakarta : Gadjah Mada University Press